Exercice reproductible
Exercice : six pages source, un doublon, cinq colis à préparer
Le lot fictif contient A, B, C, C, D, E. Les deux cadres C sont identiques. Il faut identifier ce doublon, conserver cinq références distinctes et contrôler leur ordre ; le nom du fichier ne suffit pas.
Fichiers pédagogiques fictifs, sans données client, affranchissement valide ni certification transporteur. Ne les utilisez pas pour un envoi. Leur téléchargement n’envoie aucun de vos documents.
- Importez le lot de démonstration. Comparez le nombre d’éléments retenus avec les six pages source ; utilisez le mode manuel si ce format fictif n’est pas correctement détecté.
- Repérez les deux références DEMO-C. Conservez un seul exemplaire après vérification visuelle. Ne supprimez jamais une vraie étiquette uniquement parce que son destinataire ressemble à celui d’une autre.
- Organisez les cinq éléments A, B, C, D, E dans l’aperçu. Contrôlez les positions de gauche à droite puis de haut en bas.
- Vérifiez deux feuilles dans la sortie attendue : A, B, C, D sur la première et E sur la seconde. Comparez avec la référence pédagogique, qui illustre cet ordre sans prétendre reproduire le rendu exact du moteur.
| Symptôme | Point à contrôler | Correction |
|---|---|---|
| Deux éléments portent DEMO-C | Comparer le contenu du cadre et la référence | Retirer seulement l’exemplaire réellement redondant |
| Quatre éléments au lieu de cinq | Une référence a été écartée avec le doublon | Reprendre la liste A à E avant d’exporter |
| L’ordre des colis ne correspond pas à la planche | Une position a été déplacée | Vérifier chaque référence avant de découper, puis traiter les colis un par un |
Après retrait du doublon, 5 étiquettes nécessitent au minimum 2 feuilles à quatre emplacements, soit 3 feuilles évitées par rapport à une feuille par étiquette. Les emplacements volontairement laissés vides peuvent augmenter le nombre de feuilles : contrôlez la sortie, pas seulement ce calcul théorique.
Exercice ajouté : . L’impression physique et le scan transporteur ne sont pas validés par ces exemples.
1. Préparer les colis avant les PDF
Fermez et pesez les colis, puis placez-les dans un ordre physique simple : de gauche à droite sur une table, ou du plus petit au plus grand. Nommez les fichiers avec une référence interne qui n’expose pas inutilement les données du destinataire, par exemple 001-commande.pdf, 002-commande.pdf. L’ordre alphabétique devient alors prévisible.
Vérifiez que le service et le poids renseignés lors de l’achat correspondent au colis. Label2A4 ne modifie pas les données d’affranchissement et ne valide pas le poids. Une mise en page réussie ne corrige donc pas un bordereau acheté avec de mauvaises informations.
2. Importer les originaux et observer la détection
Importez les PDF originaux en une fois si leur ordre est déjà maîtrisé. L’outil cherche les zones utiles à partir des codes et du contenu visuel, puis propose un recadrage. Certaines pages peuvent contenir une publicité, un récapitulatif ou des documents de douane : ne supposez pas que chaque page est une étiquette.
Passez en revue les vignettes. Une étiquette doit contenir son code complet, le numéro lisible et les blocs d’adresse attendus. Si la détection prend la mauvaise zone, utilisez le profil transporteur ou le recadrage manuel. Si une page est un document annexe indispensable, imprimez-la séparément au format demandé par le transporteur.
- Nombre de fichiers importés = nombre attendu de commandes.
- Aucun fichier n’est présent deux fois par erreur.
- Chaque vignette correspond à une vraie étiquette colis.
- Les factures et déclarations douanières restent séparées.
3. Ordonner la planche avant l’export
Utilisez le déplacement des étiquettes pour reproduire l’ordre physique des colis. Une convention facile est : haut gauche = premier colis, haut droite = deuxième, bas gauche = troisième, bas droite = quatrième. Ne changez plus l’ordre après avoir commencé à étiqueter.
Si le lot mélange plusieurs transporteurs, groupez-les seulement si cela reste plus clair pour vous. Une planche homogène facilite le dépôt par réseau ; une planche suivant strictement les numéros de commande facilite la préparation. La meilleure règle est celle que toute personne chargée du colisage peut répéter sans interprétation.
4. Détecter un doublon réel
Deux fichiers aux noms différents peuvent contenir le même bordereau téléchargé deux fois. Comparez le numéro de suivi affiché, pas seulement le nom du fichier ni le logo. À l’inverse, deux pages d’un envoi international peuvent partager une référence tout en ayant des fonctions différentes.
Quand un doute subsiste, revenez à la commande source. N’imprimez pas deux fois un bordereau actif pour deux colis distincts : un numéro de transport ne doit pas être réutilisé comme s’il s’agissait de deux expéditions.
5. Découper et associer immédiatement
Imprimez la première feuille test, puis découpez en conservant la même orientation que l’aperçu. Posez chaque morceau directement sur son colis, sans constituer une pile intermédiaire. Lisez le nom, la ville et les derniers caractères du suivi avant collage.
Pour une équipe, une seconde personne peut effectuer un contrôle croisé : référence de commande, destinataire, service. Ce double regard prend quelques secondes et évite des coûts de retour disproportionnés par rapport au temps gagné à l’impression.
6. Après le collage et au dépôt
Retirez les anciens codes, photographiez le colis seulement si votre procédure interne le prévoit et déposez chaque groupe dans le réseau correspondant. Conservez les reçus ou preuves de dépôt selon les consignes du transporteur. Le PDF n’est pas toujours une preuve de remise physique.
Pour mesurer l’économie de papier, comptez les étiquettes et les feuilles réellement sorties. Quarante étiquettes remplissant dix planches représentent trente feuilles évitées par rapport à une page par étiquette. Ce calcul décrit une consommation de feuilles ; il ne constitue pas à lui seul un bilan carbone certifié.